Cuando obtenemos el certificado médico de defunción los familiares del fallecido deben informar de esta muerte ante la notaría de la Registraduría Nacional del Estado Civil más cercana al domicilio de la persona fallecida. En caso de muerte natural, el familiar deberá entregar el original del certificado médico de defunción y el Documento Nacional de Identidad del ser querido que ha muerto. Esta inscripción deberá realizarse dentro de los dos días posteriores a la muerte ya que, en caso contrario, esta inscripción sólo podrá ser realizada luego de una orden emitida por la policía. 

Si este deceso se ha producido por causas violentas deberá entregar no sólo la documentación que identifique a esta persona fallecida sino también la autorización judicial que declara la muerte de esta persona. Este mismo requisito será empleado en aquellos casos de muerte presunta por desaparición. Esta Acta de Defunción gratuita acredita legalmente el fallecimiento de esta persona por lo que será un documento obligatorio para tramitar herencias, sucesiones, pensiones y/o escrituras. 

Una vez ingresado este certificado de defunción, la persona fallecida será dada de baja de los estamentos públicos. Este procedimiento será complementado con la información brindada por hospitales, funerarias y parques cementerios que deberán informar dentro de los primeros cinco días de cada mes, los fallecimientos de los que hayan tenido conocimiento en el ejercicio de su trabajo, incluyendo la identidad de la persona fallecida y el número de documento de identidad. De esta manera, la Registraduría Nacional del Estado Civil cruzará y verificará los datos para inscribir de oficio los datos de los Registros Civiles de Defunción.

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